PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA CARTA COMERCIAL
Para lograr cartas eficaces, tendremos que escribirlas con cuidado, poniendo atención en lo que hacemos. Con un escrito rutinario, mal redactado, inadecuado ... puede lograrse un efecto contrario al que pretendemos.
La redacción de las cartas comerciales no tiene por qué ser una tarea aburrida o carente de creatividad. Podemos dar a nuestras cartas un «aire» diferente; sólo necesitamos poner atención y aprender practicando; es una habilidad que se adquiere con el tiempo.
Para empezar, distinguiremos tres etapas en el proceso de elaboración:
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Los pasos previos,
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La redacción del borrador
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La revisión
La improvisación raras veces resulta bien. En el caso de las cartas comerciales se cumple plenamente esta regla. Para evitarlo, vamos a estructurar y diseñar el contenido de nuestros escritos siguiendo estos pasos:
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Recopilar datos sobre el asunto o materia que vamos a tratar. Tenemos que saber de qué estamos hablando.
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Establecer el objetivo, aquello que pretendemos conseguir por medio de la carta: obtener un crédito, realizar una venta, formular una queja, etc.
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Documentarse sobre el destinatario. Necesitaremos saber algo sobre la persona o la empresa a la que nos estamos dirigiendo. Una carta puede ser buena o mala dependiendo de si se adapta, o no, a las circunstancias del destinatario.
Para que nos resulte más fácil, podemos formularnos las siguientes preguntas que, una vez respondidas, nos permiten seguir adelante:
¿Qué conozco sobre el asunto?
¿Para qué escribo?
¿A quién escribo?, ¿cuáles son sus circunstancias?
Definir el contenido. En relación con la pregunta:
¿Qué tengo que decir al destinatario?
En esta fase nos van a surgir bastantes ideas sobre el contenido de la carta, las iremos anotando todas aun las más descabelladas o inverosímiles; más tarde las revisaremos y eliminaremos las que no sean adecuadas.
Depurar, organizar, jerarquizar las ideas. A la vista de todo lo que hemos anotado, descartaremos aquellas ideas que nos parezcan inútiles o poco convenientes.
Después, estableceremos una jerarquía en las ideas. Distinguiremos entre ideas principales y secundarias o auxiliares. Esto nos ayudará a organizar el contenido.
Si una carta está escrita en letra excesivamente pequeña, con caracteres muy recargados, sin separación de los párrafos, etc., presentará dificultades al leerla. Para evitarlo, tendremos en cuenta:
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Letra: utilizaremos un tipo de letra sencillo y de un tamaño medio; impresa con tinta negra.
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Párrafos: separados con doble interlínea.
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Abreviaturas: se evitarán en la medida de lo posible, ya que restan agilidad al texto.
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Subrayados y negritas: los reservaremos para destacar alguna palabra o idea que nos interese especialmente, pero no debemos abusar de estos recursos ya que sobrecargaríamos excesivamente el escrito.
Tenemos que comunicar a un cliente que la garrafa de aceite va a dejar de suministrarse en el tamaño de 5 litros al precio de 20 €./garrafa. En adelante se venderá en botellas de 1 litro al precio de 4,60€./botella.
Planteamiento:
Vamos a seguir, paso a paso, cada una de las fases de elaboración de la carta.
1) Recopilar información.
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Dejamos de suministrar el producto en envases de 5 litros, porque los compradores han insistido en lo poco manejables que éstos resultaban.
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Se ha confirmado esta opinión haciendo un estudio entre los clientes (encuesta).
2) Determinar el objetivo de la carta.
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Informar a los compradores, destacando las ventajas de la nueva presentación.
3) Documentarse sobre el destinatario.
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Buscaremos en la base de datos los clientes que compran habitualmente el producto.
4) Definir los puntos a tratar.
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Informar sobre el cambio de envase.
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Citar los resultados del estudio. (encuesta).
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Invitación a seguir comprando el producto.
· Aspectos negativos:
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El precio de cada litro de aceite es 0,60€. más caro que comprándolo en envases mayores.
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El coste de fabricación no permite rebajar el precio de venta.
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Sólo se presenta en envases de 1 litro
· Aspectos positivos:
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Los envases de 1 litro son más manejables.
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El contenido de los envases más pequeños puede consumirse en menos tiempo y no habrá que guardar garrafas abiertas.
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Las compras pueden adaptarse mejor a las necesidades reales.
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Las pérdidas económicas por deterioro del aceite, una vez abierto el envase, son menores en los botes de 1 litro.
ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO
Se plasmarán todas las ideas en un borrador. Se marcará el orden que consideremos más conveniente para el desarrollo de la carta. Todos los documentos son mejorables.
Este sólo es un ejemplo:
